Google acaba de anunciar que a partir del 13 de septiembre lanzará una actualización de seguridad en Google Drive, el ya conocido servicio de almacenamiento en la nube, por lo cual ciertos archivos o carpetas compartidas cambiarán de enlace para hacer más seguro el acto de compartir en el servicio.
Este cambio afectará a todos los usuarios de Google Drive, ya sean gratuitos de la cuenta básica de Google como a los de pago de Workspace y G Suite, por lo que si entre tus amigos, tu clase, grupo de trabajo o empresa existen enlaces compartidos, que sin duda los tendrán, quizá lo mejor sea avisar de que se podría perder el acceso a ellos.
Los enlaces afectados no podrán abrirse si no los has abierto previamente
En dicho comunicado, Google advierte que el acceso no se perderá por parte de los usuarios que ya hayan abierto los archivos compartidos cuyo enlace tenga que actualizarse, algo que haría que la actualización de seguridad no sea problemática en equipos que usen constantemente los mismos archivos.
Sin embargo, en Internet hay muchos enlaces de Google Docs y Hojas de Cálculo de Google que se encuentran abiertos a los usuarios para que los consulten sin permisos. Es algo común en Twitter, en foros y otras comunidades, para comprobar, por ejemplo, evolución de datos de la pandemia, o recopilación de ofertas de juegos, etc.
Con esta actualización, lo que hace Google es añadir una clave de acceso al recurso. Para evitar que muchos usuarios no pierdan acceso a los enlaces que cambien, la compañía permitirá que, antes del 23 de julio, el administrador de los enlaces elija no aplicar la actualización de seguridad (cosa que no recomiendan), aplicarla pero haciendo que los usuarios puedan quitarla en archivos específicos, o aplicarla directamente sin que los usuarios puedan quitarla. Esta última será la predeterminada para centros educativos.
Si eres administrador, entre el 26 de julio y el 25 de agosto, el usuario podrá elegir si aplicar o no la actualización en los archivos afectados.
Cronología
Fase 1: Antes del 23 de julio del 2021, el administrador elige cómo aplicar la actualización
La configuración que elijas se aplica a la organización de nivel superior. No puedes aplicarla a una unidad organizativa individual o a un grupo.
Como administrador, debes decidir cómo aplicar la actualización a los archivos de tu organización. Si decides aplicar la actualización de seguridad, los usuarios afectados reciben una notificación de los elementos afectados. Puedes cambiar tu selección después del 23 de julio del 2021. Sin embargo, Drive no notificará los cambios a tus usuarios.
Para aplicar la actualización de seguridad:
- Inicia sesión en la consola de administración de Google. Debes utilizar una cuenta de administrador, no con tu cuenta actual
- En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.
- Haz clic en Opciones para compartir y luego Actualización de seguridad de enlaces.
- Elige una opción:
- Aplicar la actualización de seguridad sin que los usuarios puedan quitarla: Esta opción es la predeterminada para centros educativos; con ella se aplica la actualización a todos los archivos afectados de tu organización.
- Aplicar la actualización de seguridad, pero los usuarios pueden quitarla en archivos específicos: Esta opción es la predeterminada para organizaciones que no sean centros educativos; con ella se aplica la actualización a todos los archivos afectados de tu organización.
- Quitar actualización de seguridad (no recomendada): Los enlaces a tus archivos siguen siendo igual. No hay ninguna opción para eliminar la actualización de seguridad de las carpetas.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Aunque tu organización no tenga ningún archivo afectado, elige de todos modos si quieres que la actualización de seguridad se aplique a los archivos afectados que lleguen a tu organización en el futuro.
Fase 2: Entre el 26 de julio y el 25 de agosto del 2021, el usuario recibe una notificación y elige cómo aplicar la actualización.
Drive notifica a los usuarios afectados la actualización y los elementos afectados que sean de su propiedad o que gestionen. Si lo permites, tus usuarios pueden eliminar la actualización de esos artículos.
Fase 3: A partir del 13 de septiembre del 2021, Drive implementa la actualización.
La actualización debería terminar a finales de septiembre del 2021.
